円満退社に向けてやるべきこと

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こんにちは。ニート生活満喫中のRyuyaです。

今回は前回の記事で予告した通り、退職の意思を会社に伝え、実際に退職するまでの間にやるべきことをご紹介していければと思います。

退職するにあたり、ご自身の周りに少なからず影響がありますので「もう関係なくなるからいいや」とは思わずに最低限モラルのある退職を目指しましょう。

それが円満退社に繋がる秘訣です。

 

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退職に関する全体の流れ

まずは退職すると決めてから正式に退職を申し入れるまでの流れを見てみましょう。

・退職する意思を伝える
    ↓
・社長や役員へ報告
    ↓
・業務引継ぎと退職手続き

上記の流れはあくまで私が経験したパターンなので、会社によって順序や段取りが異なるかもしれません。どちらにせよ基本的には上司や総務からその都度指示がありますので、その通りに動けば問題ありません。

退職する意思を会社に伝える

全体の流れはなんとなく分かったけど、いつ・誰に・どのように退職の意思を伝えればいいのか分からない、という方も多いかと思います。

一つずつ砕いてみていきましょう。

いつ伝えるのか

日本の法令では民法第627条と、労働基準法第20条に雇用の解約に関する規定があります。

民法第627条(期間の定めのない雇用の解約の申入れ)
  1. 当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。
  2. 期間によって報酬を定めた場合には、解約の申入れは、次期以後についてすることができる。ただし、その解約の申入れは、当期の前半にしなければならない。
  3. 六箇月以上の期間によって報酬を定めた場合には、前項の解約の申入れは、三カ月前にしなければならない。
労働基準法第20条(解雇の予告)
  1. 使用者は、労働者を解雇しようとする場合においては、少くとも三十日前にその予告をしなければならない。三十日前に予告をしない使用者は、三十日分以上の平均賃金を支払わなければならない。但し、天災事変その他やむを得ない事由のために事業の継続が不可能となつた場合又は労働者の責に帰すべき事由に基いて解雇する場合においては、この限りでない。
  2. 前項の予告の日数は、一日について平均賃金を支払つた場合においては、その日数を短縮することができる。
  3. 前条第2項の規定は、第1項但書の場合にこれを準用する。

民法上の原則として退職する日の2週間前に伝えれば問題ないとされています。労働基準法第20条の規定では、会社からの解雇について記されており、社員からの申し出に関しては特に規定がありません。

実際のところは、就業規則などにより「最低でも2ヶ月前までに申告することと」等の規定がある場合がほとんどですので、どのような決まりになっているのか、確認しておきましょう。

規定がない場合は、民法の規定通り2週間前に伝えてもいいかと思いますが、オススメはしません。

基本的には法律は意識せず、自身の業務状況(現状抱えているタスクの消化期間や引継ぎ期間)等に応じて調整することを推奨します。

職種にもよりますが、月次単位で業務がサイクルするならば、業務の引継ぎは最低でも1ヶ月は必要です。しかし、問題なのは後任の選定です。

他の業務に従事している社員から選定されるのか、自身のプロジェクトやチーム内から選出されるのか。場合によっては新規で採用する必要があるのか。

会社や他のプロジェクト間との調整が発生するので、引継ぎや後任の選定が確実に終了しているであろう日を伝えます。

誰に伝えるのか

まず伝える相手としては、自身が業務に従事している中で一番権限の強い人にしましょう。現場のリーダーであればプロジェクトリーダー、工場であれば工場長。

先にもお伝えした通り、後々に人員の配置が絡んでくる話になりますので、そういった権限を持っている人に最初に伝えることをオススメします。

その後はお世話になった上司や先輩、同期でも良いでしょう。

どのように伝えるのか

伝え方としては2種類あります。口頭による方法と書面による方法です。

最初に伝える時は口頭で構いませんが、後に取締役や執行役に自らの口で報告することになります。その際は書面も用意しておくと良いでしょう。

書面といっても、どのような書面なのか疑問に思う方もいると思います。退職に関する書面は3種類ありますが、それぞれ意味が異なりますので以下を参考にしてください。

退職願

  • 労働契約を解約する同意書
  • 会社が承諾して初めて効力をもつ
  • 承諾するまでの間は撤回が可能

退職届

  • 退職する意思が固いことを表す
  • 会社に提出した時点で効力をもつ
  • 提出した後の撤回が不可

辞表

  • 経営者や役員、公務員向け
  • 上記の役職や職種出ない場合は使われない

一般的には退職願を作成すれば問題ありませんが、会社からの指示に従ってください。

書き方については割愛しますが、以下のサイトが分かりやすいです。書き方以外にも封筒の選び方、郵送時のポイントも載っておりますのでぜひ参考にしてみてください。

退職届・退職願の封筒の書き方、選び方、郵送時の注意など |【エン転職】
退職届を書き終わったら、次に迷うのは封筒の選び方と郵送方法。封筒の色やサイズに決まりはある?郵送する場合に添え状は必要?退職届の書き方は問題なくても、封筒次第では失礼になることも。退職届を入れる封筒の色やサイズや郵送方法について、ぜひご参考ください。

退職手続き時に必要なものを整理する

書面での意思表示が完了したら、いよいよ退職1ヶ月程前に事務的な手続きが始まります。手続きといっても基本的には総務部が進めることが多いので、手続きの詳しい内容は割愛します。(というか、そのような経験がないので書けません!)

手続きをするにあたり、会社からの返却物だったり、こちらから返還するものがあります。

詳細については担当者から連絡があると思いますが、返却漏れの無いように事前に準備しておきましょう。

手続き時にこちらから会社へ返却するものと、会社から返還されるものがあります。それぞれ分けてみていきます。

会社に返却するものですが、会社の所有物は全て返却するものと思っていれば問題ありません。ここでは一般的にどの企業にも共通しているであろう対象物を記載しますが、会社の経費で購入した事務用品や備品は会社の所有物として帰属しますので注意してください。

・社員証
・セキュリティカード
・保険証
・制服
・鍵類
・名刺
・その他貸与物全般

続いて会社から返還されるものです。会社から返還されるものは基本的に転職先やハローワークで提出を求められる場合がほとんどです。ご自身で必要と判断されるものは必ず受け取りましょう。

一部、後日郵送で送られるものもあります。

・年金手帳(会社で保管している場合)
・離職票(郵送がほとんど)
・源泉徴収票(郵送がほとんど)
・雇用保険被保険者証
・印鑑(会社で保管してる場合)
・その他会社で加入している制度の解約に関する通知書等

また、手続きの前に離職票や健康保険の任意継続、年金制度、税金等に関する連絡が入る場合もあります。特に年金や健康保険については、退職後に自力で手続きする必要があるため、なるべく早い段階で確認しておきましょう。

加えて、退職手続きの際には退職合意書に署名を求められる場合があります。退職後に業務内容の他言を禁止する旨、業務の引継ぎを確実にやる旨、等様々な内容が書かれています。後になってトラブルにならないよう、熟読した上で署名しましょう。

退職を申告した後の過ごし方

上司に退職する意思を明示した後は、上記に記した事務手続きを経て退職することになりますが、それまでの過ごし方も様々あります。ここでは退職2ヶ月、1ヶ月前、2週間前から退職当日の過ごし方について解説していきます。

退職2ヶ月前にすること

ここでの2ヶ月前は上司に退職したと伝えた後と仮定します。

私自身が経験したこと、職場の人がやっていたことを参考の基、退職2ヶ月前にやっておくといいなと思うことをご紹介します。

・現状抱えているタスクの洗出し(ToDoの最新化)
・引継ぎ資料の作成
・会社に申請する必要があるものの確認(領収書など)
・有給休暇の使い方を上司に報告
・身辺の整理の開始
・人によっては転職活動

退職2ヶ月前は基本的にこれまで通り業務メインの生活になるかと思います。通常通りの業務をこなしながら、ご自身に溜まっているタスクを再整理しましょう。タスクが終了しないまま退職を迎えることも極々稀にありますので、どのタスクがどの程度の進捗なのか、普段意識していない人はそこまで記録しておくことをオススメします。

また、引継ぎ資料は何かしら作成しておきましょう。ご自身が普段業務をしていて、複雑な手順を踏む業務や作業内容がわかりにくいなと思う業務がある場合は、作業手順も織込みましょう。特にご自身と入れ替わりの形で後任が入って来る場合は、必須レベルで作成しておきましょう。

それと並行して、隙間を縫ってこれまでの業務で溜まった書類や会社への申請書の整理を始めましょう。物量が多い人ほど、早めに着手することを推奨します。思っている以上に未申請の領収書などが出るかもしれません。会社にとって、領収書等の提出が決算期をまたぐ場合は、非常に大変な思いをしますので、後々トラブルにならないためにも注意しましょう。

有給休暇については、残日数を確認した上で上司に使い方を報告します。有給消化期間を設けるのか、こまめに消化していくのか、色々あると思います。

退職1ヶ月前にすること

退職1ヶ月前にすることは2ヶ月前と比べ、後任が正式に決まる時期ですので、業務メインから引継ぎがメインの段階へ移行します。その他具体的な内容は以下が挙げられます。

・後任の選定
・その後任とのコンタクト(ご自身と入れ替わる場合に限る)
・退職手続きの実施
・身辺の整理

もしも退職する前に後任が合流するようなら、これほどラッキーなことはありません。

実際に業務内容や手順の説明、各種ツールやソフトウェア等の使い方を直接説明することができるからです。その中でも一番有益な事は、自分はサポートしつつ、後任に実務に当ってもらうことができる点でしょう。その時は、難易度の高い業務を優先する等の何を優先するのか目星はつけておきましょう。

実際に教えてもらうことと、資料だけを参考にやるのでは業務をこなす早さも覚えるスピードも段違いです。

ご自身の退職後に後任が合流するなら、引継ぎ資料が全てになります。抜かりないようにするために上司のチェックを入れるなど後任が困らない状況を作ることに注力しましょう。

退職の手続きはおおよそ一月前に行われることが多いです。(会社によっては1〜2週間前もありえます)。退職願や退職届の日付、印鑑、誤字・脱字が内容に再三に渡り確認します。当然ながら手続き時の忘れ物が内容に注意しましょう。

退職2週間前から当日にすること

退職2週間前からは本格的に身辺の整理やお世話になった人への挨拶周りに追われることになります。詳細は以下の通りです。

・お世話になった人への挨拶や挨拶メールを送付
・関係者へ後任の紹介
・PC内の情報整理、データの消去
・身辺の整理
・ToDoの整理
・PC等の返却

2週間前ともなるといつでも撤退できる準備を心がけましょう。参画していたプロジェクトによっては、幅広い人との付き合いがありますので挨拶周りの際に直前になってバタバタすることもあります。「この人に挨拶してない!」なんてことにならないようにしましょう。

しかし、全員に直接口で伝えるのが現実的に難しいこともありますので、その場合はメールで一報するようにしましょう。無言での離脱はさすがに失礼です。挨拶時には後任の紹介も忘れずに。

さて、いよいよ退職当日です。最終日は身の周りの整理のみが残作業となっていれば問題ありません。

やることとしては、ToDoの整理、PC内のデータや書類の整理、貸与物の返却が主となります。

万が一にも終了していないタスクがある場合は、どのような内容で誰の対応待ちなのか、いつまでに対応が必要なのか等を細かく整理します。その際に、担当者へは後任の名前や連絡先を伝えておきます。

ToDoの整理が完了したら、PC情報と身辺を整理し、当日まで使用していたものの中で返却するものがあれば不足なく返却し、書類はシュレッダーに通す等セキュリティを考慮して処分します。

身辺の整理まで完了したら、自社内のお世話になった上司へは感謝を伝え、同僚や後輩へはエールを送ることを忘れないようにしましょう。上司に恵まれた人もそうでない人も、一緒に仕事していた仲です。直接言葉を交わす最後のタイミングかもしれませんので、抜かりなく伝えましょう。

まとめ

今回は退職に向けてやることを各期間毎に記載してみました。いかがだったでしょうか?退職までの間の過ごし方について悩んでいる方の役に少しでも立てればと思います。

退職間近にバタバタするのではなく、事前にできることは終わらせた上で余裕を持った行動を心がけましょう。

円満退社は自身の今後だけでなく、会社や他者の関係者に与える印象にも繋がってきます。途中で投げやりになるのではなく、最後まで責任を持って取り組むことが大切です。

今回で退職に関する記事は終わりますが、また気が向いたら記事にするかもしれません。

ここまで読んでいただきありがとうございました!疑問点があればコメント頂けますと幸いです。

それではまた次の記事でお会いしましょう!
Good bye!

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