ムダに長い会議は効率的に!効率の良い会議の準備と進め方【会議の準備編】

仕事
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こんにちは。Ryuya(@nokount1)です。

 

誰しも仕事をする上で避けては通れないのが会議です。
取引先との会議や自社での会議など、あらゆる場面で会議がありますが、どうせ会議をするなら有意義な時間にしたいものです。

 

しかし、会議後に「すごく長い会議だった…」「この会議の目的はなんだったのだろう…」と感じることも少なくありません。
言ってしまえば、ムダな会議です。

 

この記事を読んでいる方は、少なくともムダな会議を経験していたり、現状の会議に不満を感じている方なのでしょう。

 

今回は、ムダな会議に不満を感じている方に向けて、ムダな会議をこの世から撲滅するために、効率の良い会議の準備と進め方について紹介します。

 

今回のテーマはパート1とパート2の2部構成です。この記事はパート1として、効率の良い会議の準備編を記載しています。実際の進め方が気になる方はパート2の効率の良い会議の進め方編をご覧ください。(パート2は後日公開します!)

 

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会議の目的を明確にする

 

会議の準備をする上で最も大切なのが、会議の目的を定めることです。

毎週開催される定例会議などは、ほとんどの場合会議を開くことが会議の目的となっています。

 

突然ですが、あなたが「トレーニングジムに通う」ことになりました。では、「なぜジムに通うのですか?」と質問された時に、何と答えますか?

正解はありませんが、ジムに通うことを目的としている人はいませんよね。「最近太ってきたから痩せたい」「運動不足で落ちた体力を取り戻したい」など何らかの目的があるから通いたいわけです。

 

会議も同じで、「新規案件について」の会議であれば、「新規案件の責任者を選定する」「新規案件獲得に向けた営業方針を決める」などの目的があるはずです。「何となく話しておきたい」など、目的が明確でない会議は見直しましょう。

 

会議の出席者を限定する

会議の出席者は

 

  • 可能な限り最小人数に抑えること
  • 関係者ではなく当事者が出席すること
  • 一人一人が必ず役割を持つこと

 

を徹底します。

 

続いて、上記に列挙した内容を具体的に紹介します。

 

会議の出席者は可能な限り最小人数に抑えること

全員出席の会議を除いて、出席者の人数は最小人数に留めましょう。

 

なぜなら、人数が多いと会議中の意見が出すぎるあまり、本来の議題から逸れたり、変に複雑化して結論に至らないことがあるためです。時間の効率もよくないです。

 

会議を円滑に進めるためにも、人数の上限は決めておきましょう。

 

会議は関係者ではなく当事者が出席すること

多くの会議でありがちなケースが、「とりあえず関係者に出席してもらう」ことです。

 

例えば、新規システムの設計に関する会議があったとします。出席者は、決定権を持つ人、システムを使う人、設計書の作成者がいれば問題ありません。その場にプログラマー(決まった設計に基づいてシステムを作成する人)は不要です。

 

逆に、必須の参加者がどうしても出られない場合は、代理人を立てましょう。注意したいのが、代理人は欠席者と同等な知識や技術を持っている人を選びましょう。

 

知識や技術が足りない人が出席しても、お客さんがどういうシステムを求めているのか分からない、無駄な議論が多くなるなど、会議する意味が薄いです。

 

会議の出席者は1人1人が必ず役割を持つこと

会議の出席者は事前に役割を決めておきましょう。

 

普段は意識していないこともあり、気がつかないかもしれませんが、会議が始まっても誰が何を担当するのかはっきりしていないことがほとんどです。

 

1人でも役割をこなせていないと、会議の進行が停滞したり、議決権は誰が持つのかなど、会議中にバタバタすることになります。

 

ここでのポイントは1人につき1つの役職で、他の誰とも重複しないことが理想です。というのも、2人以上同じ役割の人がいると、他人任せになりがちです。

 

役割によって1人に負担がかかるようなら当然人数は調整すべきですが、全員が責任者であることの意識は必ず持ちましょう。それだけで会議の質は目に見えて変わります。

 

会議の開催日時にも注意する

 

会議を行う上で、開催日時にも注意しましょう。

 

会議に適した時間は、休日明けを除く午前10時から12時 or 定時のおよそ1時間前です。

休日明けを以外の午前中と定時前が望ましい理由を一部挙げてみました。

 

 

【休日明けを除く午前10時から12時がいい理由】

  • 午前中は最も頭が働くため(※)
  • 満腹な状態よりも適度な空腹の方が集中力が持続する

※ただし月曜日の朝など、休日明けの午前は気持ちが仕事モードに切り替わっていないため控えましょう。

 

【定時のおよそ1時間前がいい理由】

  • 時間内に目的を達成する意識が強まり、集中しやすい

 

 

注意したいのが、「ランチ後」の会議は避けるべきです。

多くの人は食後に仕事するとき、睡魔を感じています。そんな中で会議をしても、その分効率も落ちやすく、ムダに長引くことがほとんどです。

やむを得ない場合を除き「ランチ後」は避けましょう。

アジェンダを準備する

 

会議の目的と出席者、開催日時が決まったら、当事者全員(会議に出席するお客さん宛てに送る場合がほとんどです)に会議案内用にアジェンダを作ります。

 

アジェンダとは、効率的に会議を進めるために、事前にわかっている内容や当日の出席者、役割を記載した文書です。アジェンダを作成することで、会議に向けた準備内容が明確になったり、不足している議題に気がつくこともあります。

 

会議の詳細を知らないお客さんの場合、何についての会議なのか細かいところまで把握できるため、会議中の余計な説明を省くことができます。

 

参考までにアジェンダのテンプレートはどこもこのような感じです。

〇〇様

 

お世話になっております。〇〇の〇〇です。

以下のスケジュールで会議を開催します。

出席できない方は△△月△△日までにご連絡ください。

 

日時:△△月△△日 10:00~11:00

場所:〇〇会議室

出席予定者:〇〇(ファシリテーター)、△△(議長)、××(議事録)

議題:①新規プロジェクトの受託開発依頼について

   ②新規プロジェクトの概要および発足から完了までの全体スケジュールについて

   ③担当する機能の詳細および従事するメンバーと責任者の選定について

備考:当日、選定元のメンバーが業務の都合により欠席する可能性があります。

         その場合は弊社の〇〇が代理に出席いたします。

 

その他疑問点があればご連絡ください。

以上

会議の内容に変更が生じたのであれば、必ずアジェンダを修正し再送しましょう。

 

最後に

会議を効率的に進めるのなら、事前準備を怠ってはいけません。

 

出席者1人1人が自分の役割を全うするだけでなく、全員が会議の目的を理解し、ゴールを目指すことで初めて効率のいい会議ができます。

 

次回は本編の続編である【会議の進行編】を紹介していければと思います。

 

ここまで読んでいただきありがとうございました。

また次の記事でお会いしましょう!

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