ムダに長い会議は効率的に!効率の良い会議の準備と進め方【会議の進め方編】

仕事
スポンサーリンク

こんにちは。Ryuya(@nokount1)です。

今回で当ブログが10記事目を迎えるました!これからも記事を書き続けるのでよろしくお願いします!目指せ30記事!

 

さてさて、前回は効率の良い会議の準備と進め方のうち、会議の準備編についてお伝えしました。

↓まだみてない人はコチラ↓

ムダに長い会議は効率的に!効率の良い会議の準備と進め方【会議の準備編】
ただ長いだけのムダな会議や会議の目的がはっきりしない会議に悩んでいる方も多いはず。せっかくの会議を有意義な時間にするためにも、効率の良い会議の準備と進め方について紹介します!

 

準備が滞りなく進めば残すは会議当日の進行です!

どれほど完璧に準備できたとしても、準備した内容は会議でなければ活かせません。
誰かがスマホをいじる等の内職をすること、議題と関係のない話を延々としている、などは会議中ありえる話で効率の良い会議には最も必要のないことです。

 

せっかく準備したにも関わらず、だらだらした会議となってしまったら、「改善なんてできないんだ」と思ってしまいますよね。
しかし、大抵の会議は、会議中の何気ない行動を変えるだけで簡単に改善することができます。
今回は前回に続くパート2として、効率良く会議を進めるための方法を紹介します。

 

この記事は、ファシリテーター必見の内容ではあるが、これまでの会議に不満を抱いていた方、ムダな会議を改善したい方にも参考になるはずです。

 

スポンサーリンク

会議を始めるときは何となく始めない

会議を始めるときは何となく初めてはいけません。

ほとんどの会議が開始時間になり次第何となく開始していたり、準備ができた流れで開始していることが多いです。
何となく始まる会議は、スポーツで例えるとスタートを疎かにしていることと同じです。

 

「このレースで自己ベストを更新するぞ!」と意気込んでいる人は何よりもスタートを大事にしますよね。陸上の短距離走・長距離走はもちろんのこと水泳もスタートを大切にしています。

 

会議も同じで、スタートが疎かになっては目的に向かって効率の良い会議は作れません。

必ず出席者全員にこれから会議が始まることを示すことが大切です。

 

会議の質は始まった直後の行動で8割決まる

会議が始まったと同時に最優先でやることがあります。
ここでは会議が始まってから最初にやるべきことを2点お伝えします。

 

会議の目的を共有する

会議が始まったら、まずは会議の目的を出席者全員に共有しましょう。

準備の段階でアジェンダを送っていても再度目的を共有します。
ポイントは口頭で目的を告げること。

面と面を合わせての意思表示は、文書の確認よりも集中力の持続や目的達成に向けた団結力などを高める効果があります。

 

全員が共通した目的を持つことで、会議がスムーズに進むため、会議を効率化するためには外せない要素です。

 

会議の一連の流れを共有する

出席者全員の目的が一致したら、目的に至るまでの一連の流れを共有しましょう。

 

注意したいのが、「最初に議題Aについて議論した後、議論Bに移ります」など、ただ流れを伝えるのではないということ。
流れを伝える時は必ず、細かい流れと時間配分を伝えます。

 

例えば、「議題Aは20分で議論・まとめをします。20分のうちの15分間議論し、5分でまとめましょう。」と伝えましょう。

何にどれだけの時間をかけるのか、全員が把握することで議論中のムダ話を抑制できます。
一つの議題にかける時間が短いほど、テンポよく議論が展開できますよ。

 

会議の進行は強気に進める

会議を進行する際は、強気に進めて問題ありません。

 

例えば、会議中に意見が全く出ないことはよくあります。誰もアクションを起こさない。意見に詰まっている、など状況は様々です。
会議では、全員が黙りっぱなしで時間だけが過ぎていく、という状況は何としてでも避けるべきです。

意見が出ないと判断したら、時間が余っていようとまとめに入ったり、次の議題に移るなどの対応をしましょう。

 

発言者が偏っている場合は他の人が発言しにくい空気になっています。進行役であれば、発言できていない人に意見を求めることもできます。思いがけない意見を得られ、会議がスムーズに進む可能性もあるため、タイミングをみて「〇〇さんはどう思いますか?」と聞くと良いでしょう。

 

話が脱線したのなら、発言者を止めて本題に戻すことも大切です。

 

ただし進行役が介入しすぎると、他の出席者の意見が目立ちにくいです。会議をコントロールし過ぎないように注意し、状況に応じた立ち回りを第一に考えましょう。

時間は管理と見える化がキモ

前段の「会議の一連の流れを共有する」で各工程の時間配分も伝えると紹介しました。

時間配分を全員が意識するにしても、自前の時計で測るのか、会議室の時計で測るのかによって、開始時間と終了時間に差が生じます。
加えて、タイムキーパーが伝える時間はどの時計で測っているのか分からなければ、「残り時間はどれくらいだろう?」と気になってしまいますよね。

時間の管理は必ず一つの時計で、全員が見えるように配慮することが大切です。
会議室の時計だったり、プロジェクターに大きな時計を投影するなど、手段は何でもあります。

全員が同じ時間軸を定めることは、効率化を図る上で大切な要素となります。

 

受動的な会議はNG

「誰かが発言するからいいや」と他人任せにしたり、「間違ってたらどうしよう」という不安から発言せずにただ聞いているだけの人もいます。

 

会議の出席者はチームの代表だったり、当事者の代理で出席したりします。

会議の場で他人任せにするのであれば、出席する意味がありません。

 

間違いを恐れていても、発言しない限り何が間違っているのかわかりません。とりあえず言ってみることが重要で、もしかすると課題解決の糸口になるかもしれません。

 

積極的に会議に参加する姿勢が大切です。

 

最後に

効率の良い会議を作るためには、会議の準備から進行まで少なからず労力がかかります。

しかし、ムダな会議を何度も何度も繰り返すより、質が高く効率の良い会議をたった1度だけ開催する方が良いですよね。

とはいえ、全員が同じ目的意識を持っていない限り、簡単には効率よく進みません。

最初から全て実践する意気込みは大切ですが、できることを少しづつ実践することが効率の良い会議を作る近道です。

 

今回は効率の良い会議の準備と進め方のうち、パート2として会議の進め方について紹介しました。

ここまで読んでいただきありがとうございました。世の中からムダな会議が撲滅されること期待します!

また次の記事でお会いしましょう!

 

コメント

タイトルとURLをコピーしました